一、退信由哪些内容组成
由于退信是由收发信系统自动回复的，所以信件大都是英文内容，下面我们先来了解退信中都包含了哪些内容。退信的发件人一般是Mail Administrator（系统管理员），信件的主题一般是Returned Mail之类的句子。退信的上端标明了退信的原因：Invalid User、Connection time out ……等。退信的中部内容是信件往来发生的时间、用户名等具体信息。没有正常发送的信件一般都是将附在最后。
二、退信的常见原因及解决方法
1、邮件地址错误
如果退信原因中有如下信息之一，请检查收信人的邮件地址是否有误。
550 …User unknow
550 Requested action not taken:mailbox unavailable
550.5.1.1 is not a valid mailbox
Sorry, no mailbox here by that name
550 Invalid recipient
xxx@xxx.xxx.xx.xx（user not found）
如果邮件地址是正确的，那可能对方的这个电子邮件信箱已经不再使用了。为了确定，可再重发一次以防是由于对方邮箱的收件服务器的技术故障而导致的退信。
2、邮箱空间不够
如果退信原因中显示如下信息之一，表示邮箱溢出。
552 Message size exceeds fixed maximum message size（5000000）
552 Message size exceeds maximum message size
552 Message size exceeds fixed maximum message size:5242880 bytes
这是指对方邮箱作了限制，剩余空间不够大，发出的信件超过了接收方的容量限制，接收方把邮件退回发件人。解决方法是将信件大小“减小”,比如将附件压缩、删除不必要的内容、，也可以通过其他方式转告接收方将邮箱清理后再发邮件。
3、邮箱空间已满
User is over the quota
552 …Mailbox is full
550 …Can't create output
552 Requested mail action aborted: storage allocation
这种情况可以稍后或以其他方式通知接收方邮局用户删除（或从服务器取走）旧信，然后再次发送邮件。
4、邮箱设置有误
假设您的域名是mail.com.cn退信原因中出现下列提示：
554 Too many hops 27 （25 max）： from user@>mail.com.cn via mail. firstdomain.com, to sameuser@mail.com.cn
这是因为发出的信抵达接收方的A邮箱后，由于A邮箱设置了自动转发至B邮箱，而B邮箱又设置了自动转发回A邮箱。因此，您的信就在A邮箱和B邮箱之间反复做投递，系统超时后将退信退回给发送方。
5、接收方服务器连接超时
如果退信原因中出现：
: connect to xxx.xxx.xxx.xxx timed out
表示超时错误，大多是由于收信一方的服务器同一时间收到了过多的邮件，而您的邮件因此无法正常抵达接收方。这类问题不会困扰太长时间，稍等片刻重新发送即可。
也可能会由于发送方和接收方服务器之间的互联互通问题发送方连接不到接收方邮局服务器，请联系由于管理员添加海外转发服务器投递邮件。
6、发信方被屏蔽
如果退信原因为：
554 : Recipient Address rejected:Relay access denied
接收方邮局对发件人进行了限制，发件人在接收方的拒收列表中
常见退信提示信息诊断分析
1、提示信息：Sorry, I couldn't find a mail exchanger or IP address. （#5.4.4）
退信原因：检索不到接收方域名的邮件解析（MX记录）和域名解析（A记录）。
解决办法：检查接收方域名是否有效，且正确设置了邮件解析（MX记录）或域名解析（A记录）。查询命令（dos或者命令行提示符下执行）：Nslookup –q=mx 投递方域名
2、提示信息：invalid address （#5.5.0）或者User unknown或者user is not found 退信原因：没有这个收件人。
解决办法：请核对对方email地址是否正确，或者有没有变动。一般是邮件地址@前面的部分填写有错，请核对无误后给对方发送。
3、提示信息：Sorry, I couldn't find any hostnamed XXX.com. （#5.1.2） 退信原因：没有这个主机
解决办法：一般是对方邮件地址@后面的部分有错误，比如把@hichina.com写成@hichian.com,另外也有可能是对方服务器有问题或者中间线路有问题，如果名字核对无误，您只能让对方解决。
4、提示信息：I'm not going to try again; this message has been in the queue too long. 退信原因：多次尝试，但邮件无法投递到接收方。
解决办法：检查到接收方邮件服务器SMTP（简单邮件传输协议）连接是否正常。
5、提示信息：Sorry, I wasn't able toestablish an SMTP connection. （#4.4.1） 或者550 System is busy. 退信原因：无法建立SMTP连接或者对方服务器忙。
解决办法：由于对方某一台收件服务器当时正处在繁忙之中造成的，请您重新发送，最好同一封信件发送两次，收到的几率应该大一些。
6、提示信息：Connected to remote host, but it does not like recipient.
退信原因：连接到接收方邮件服务器，但接收地址不存在。
解决办法：确认接收地址是否正确。
7、提示信息：Connected to remote host, but sender was rejected. 退信原因：连接到接收方邮件服务器，但投递地址被拒绝。
解决办法：请联系邮局服务器管理员
8、提示信息：Connected to remote host, but failed after I sent the message. 退信原因：连接到接收方邮件服务器，但发送邮件失败。
解决办法：一般是因为接收方邮件空间满了，或者接收方根据邮件附件、内容设置了拒收。可联系接收方检查调整其邮箱即可。
9、提示信息：552Message size exceeds fixed limit.
退信原因：您发给对方的信件大小超过了对方允许的范围。
解决办法：原因是您的邮件太大，超过对方邮件大小限制，请减小后从新发送。
10、提示信息：receiptor's mailbox is full（#5.5.4） 或者Quota exceed the hard limit for user 退信原因：.对方企业邮箱已满。
解决办法：由于对方邮箱超过了允许的容量，您只能让对方清空邮箱后再接收。
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